La stesura di un manuale di rintracciabilità secondo la norma UNI EN ISO 22005:2008

Parte III – Implementazione e miglioramento

di Donato Ferrucci

La fase di implementazione

Delineato il progetto e perimetrato il campo di applicazione, si attiva l’implementazione, passando da una fase di tipo strategico (“analisi”), ad una di tipo tattico (il “fare”). L’implementazione è gestita nel punto 6 della norma. Questo prevede che l’azienda si impegni assegnando le responsabilità di gestione e fornendo le risorse, ma le resta l’arbitrio nella scelta gli strumenti appropriati per rintracciare, registrare e comunicare le informazioni.

L’implementazione è definita in 6 momenti:

1. generalità (introduttiva);
2. piano di rintracciabilità;
3. responsabilità;
4. piano di addestramento;
5. monitoraggio;
6. indicatori chiave delle prestazioni.

Analizziamo i diversi aspetti sopra indicati per poi riflettere circa la fase finale: il miglioramento, basata su audit interni e riesame della direzione.

Piano di rintracciabilità e responsabilità (6.2 e 6.3 ISO 22005)

Per questi punti la norma è piuttosto scarna. Indica semplicemente la necessità di dotarsi di un piano di tracciabilità che deve includere tutti i requisiti identificati. Inoltre devono essere individuate le figure responsabili. Volendo cercare di dare sostanza e forma alla richiesta, partendo dall’analisi del processo, si può realizzare un quadro sinottico con i seguenti elementi:

• fase di processo;
• sistemi di identificazione;
• materiali in ingresso;
• materiali in uscita;
• registrazioni e supporti;
• dati registrati;
• eventuali documenti in uscita/ingresso dalla fase;
• UMR, unità minima rintracciabile (1);
• lotto.

In modo del tutto analogo è anche possibile realizzare un secondo schema (sempre del tipo quadro sinottico) in cui si evidenziano i punti critici. Per questi si intende il punto in cui si ha il maggiore rischio di perdita delle informazioni significative ai fini del raggiungimento dell’obiettivo. Lo schema può, indicativamente, contenere i seguenti dati:

• fase di processo (es. stoccaggio);
• criticità (es. perdita dell’associazione del materiale con il fornitore);
• grado di criticità (es. medio-alto su una scala definita dal tecnico);
• gestione/monitoraggio (es. controllo dei codici sui materiali);
• frequenza (es. ogni lotto in ingresso oppure ogni giorno);
• azione preventiva (es. formazione);
• gestione eventuali non conformità (in base alla classificazione di cui si tratterà a breve);
• responsabile.

Il primo schema individua il flusso di informazioni, il secondo come devono essere gestite ed il livello di attenzione riservato ai vari momenti.

Piano di addestramento (6.4 ISO 22005)

E’ necessario predisporre ed attuare un piano formativo indirizzato al personale che ha influenza sul sistema di rintracciabilità, e che dovrà quindi essere adeguatamente addestrato e informato. Per l’attività formativa si definiscono modalità, occasioni, frequenza, durata, contenuti e verifica dell’apprendimento. Tutte le attività devono essere formalizzate mediante registrazione delle presenze.

Monitoraggio e indicatori chiave delle prestazioni (6.5 e 6.6 ISO 22005)

Occorre definire il monitoraggio, inteso come il controllo del flusso delle informazioni. Quest’ultimo, durante le varie fasi, per sinteticità e coerenza tematica, si è ipotizzato che venga riportato nel piano della rintracciabilità di cui si è discusso nel paragrafo precedente.
Gli indicatori, per motivi analoghi, si è ipotizzato che siano stati definiti nella parte introduttiva, contestualmente agli obiettivi del sistema (2).

Audit interni (p. 7 ISO 22005)

E’ previsto che siano effettuati audit interni a intervalli programmati, al fine di valutare l’efficacia del sistema nel raggiungere gli obiettivi.

In particolare, è opportuno che gli audit siano  condotti in conformità alla linea guida ISO 19011:2012 (Linea guida per gli audit dei sistemi di gestione qualità). E’ quindi da predispore un programma di audit, specificando il piano, i criteri, gli obiettivi e la frequenza.

E’ in questa fase che si effettuano le attività di verifica del sistema in termini di:

• concretezza, mediante verifica della gestione operativa, valutando quindi efficacia e correttezza nelle attività e nelle registrazioni;
• stabilità, mediante test di rintracciabilità e bilancio di massa.

Il primo aspetto si concentra sulle attività eseguite e se sono formalmente corrette, il secondo, valuta l’affidabilità delle registrazioni correlate.  Per quest’ultimo aspetto si distinguono due tipologie di prove:

–          test di rintracciabilità,

• da prodotto (P) a materia prima (M),
• da materia prima (M) a prodotto (P),
• simulazione di un richiamo,

–          bilancio di massa.

Il test di rintracciabilità consiste nel partire da un estremo della filiera (materia prima o prodotto finito) e seguirne il percorso arrivando all’altro capo. Individuando nel contempo anche gli eventi che hanno interessato il prodotto e che sono stati identificati nel sistema, ovvero i requisiti tracciati.
Il rapporto tra il tempo di esecuzione del test e la quantità di prodotto rintracciato, definisce l’efficienza del sistema, che si esprime mediante la quantità di prodotto che l’azienda è in grado di richiamare/monitorare nell’unità di tempo.
Il bilancio di massa consiste nell’individuare la quantità di materiali in ingresso che in un dato periodo è stata processata, in relazione alla quantità di prodotti commercializzati. Il bilancio di massa è espresso mediante una variante del bilancio di magazzino, e comprenderà delle componenti attive (carico) e delle componenti passive (scarico).

La formula di calcolo sarà,

GF = (GI + A + P) – (V + S + I)

Dove:

GI = giacenze iniziali (+), A = Acquisti (+), P = Produzioni (+), V = Vendite (-),
S = Scarti (-), I = utilizzi in produzione (-).
(+) = componenti attive e (-) = componenti passive

Le giacenze finali sono l’elemento concreto, con il  quale ci si confronta al termine dell’elaborazione. Dalla verifica di coerenza delle giacenze finali presenti in magazzino, con il risultato dell’elaborazione, si ricava l’efficacia del sistema. Misurata attraverso lo scarto tra i due valori.

E’ sempre in questa fase che, a parere dell’autore, è opportuno specificare la procedura  gestione delle non conformità. La norma la richiede al punto 5.6. La decisione di inserirla in questa area è basata su una logica che vede le non conformità strettamente correlate alla fase di verifica e miglioramento del sistema. Si tratta comunque di una scelta arbitraria, che ogni tecnico può ridefinire in base alle proprie riflessioni.

La procedura di gestione delle non conformità dovrà prevedere:

• modalità di gestione (trattamento e azioni correttive);
• classificazione.

Riesame (p. 8 ISO 22005)

Il riesame è un momento di analisi durante la quale, sulla base dei risultati raggiunti e dei vari accadimenti in ambito aziendale, si ragiona sulle possibilità di miglioramento o sulle motivazioni che hanno portato al mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati. In base al riesame andranno quindi intraprese delle misure di adeguamento o reazione appropriate, al fine di realizzare un processo di miglioramento continuo. La ISO 22005 prevede che, nel riesame, si considerino quantomeno i seguenti aspetti:

1. esiti dei test di rintracciabilità;
2. esiti delle verifiche alla rintracciabilità;
3. variazione al prodotto o al processo;
4. fornitura delle informazioni legate alla rintracciabilità da parte delle altre organizzazioni in filiera degli alimenti e dei mangimi;
5. azioni correttive legate alla rintracciabilità;
6. riscontri dai clienti, incluso i reclami legati alla rintracciabilità;
7. Nuove normative o loro variazioni attinenti la rintracciabilità;
8. Nuovi metodi di valutazione statistica.

Nota (1): Articolo N. 250 – 15 febbraio 2017 – La stesura di un manuale di rintracciabilità secondo la norma UNI EN ISO 22005:2008. Parte II – Progettazione. www.rivistadiagraria.org
Nota (2): Articolo N. 249 – 1 febbraio 2017 – La stesura di un manuale di rintracciabilità secondo la norma UNI EN ISO 22005:2008. Parte I – Introduzione. www.rivistadiagraria.org

Riferimenti Bibliografici e normativi:

– Norma UNI EN ISO 9000:2005 – Sistemi di Gestione per la Qualità. Fondamenti e terminologia.
– Norma UNI EN ISO 22005:2008 – Rintracciabilità nelle filiere agroalimentari. Principi generali e requisiti di base per progettazione di sistemi e attuazione.
– RT 17 Rev. 00 del 21/04/2015 – Prescrizioni per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione operanti le certificazioni a fronte della norma UNI EN ISO 22005 “Rintracciabilità nelle filiere agroalimentari – Principi generali e requisiti di base per sistemi di progettazione e di attuazione”.

Donato Ferrucci, Dottore agronomo libero professionista, riveste attualmente l’incarico di Responsabile di Bioagricert Lazio e di Cultore della materia presso la cattedra di Gestione e Comunicazione d’Impresa” – Facoltà di Scienze della Comunicazione, Università degli Studi della Tuscia. E-mail: donatoferrucci@alice.it